W konferencji wzięli udział przedstawiciele Archidiecezji Warszawskiej oraz przedstawiciele Urzędu Miasta odpowiedzialni za przygotowania stolicy do papieskiej pielgrzymki, wśród nich m. in. JE Ks. Józef Kardynał Glemp, Mirosław Kochalski pełniący funkcję Prezydenta m.st. Warszawy, JE Ks. Bp Piotr Jarecki- przewodniczący Komitetu Organizacyjnego Archidiecezji Warszawskiej, ks. Andrzej Tulej – odpowiadający za prace szczegółowe podczas pielgrzymki oraz Ks. prał. dr Wiesław Niewęgłowski - odpowiedzialny za kontakt z mediami.

JE Ks. Józef Kardynał Glemp przywitał zgromadzonych mówiąc: „Wydarzenie, do którego się przygotowujemy, jest ważne. Do stolicy, do Warszawy, przybywa Papież – głowa Kościoła rzymskokatolickiego po wielu latach od wizyty Jana Pawła II, która miała miejsce w 1999 roku.

Wcześniej wizyta Pawła VI nie udała się, stąd też ta wizyta Benedykta XVI ma ogromne znaczenie i europejskie, i narodowe, takiego ogólnego klimatu w świecie, mającym przeżycia różnych starć, waśni. Świecie, który chce słyszeć głos pokoju, bo taki zawsze jest głos ze strony zwiastujących Ewangelii, do których Papież Benedykt XVI należy.”
Prymas opowiedział o ogromnej roli, jaką odgrywały media w rejestrowaniu życia Jana Pawła II. Podziękował dziennikarzom za pracę, która pomogła uchwycić wielki życiorys i pozostawić po nim trwały ślad.

Mirosław Kochalski, pełniący funkcję Prezydenta m. st. Warszawy, opowiedział o przygotowaniu miasta na czas odwiedzin Benedykta XVI.

„Wszystko idzie zgodnie z planem – zapewniał- Nie ma żadnych przesunięć (...) Wszystko zostało zapięte na ostatni guzik. Będzie to szczególny czas dla Warszawy. Jesteśmy przygotowani do każdej liczby pielgrzymów, która w te dni będzie uczestniczyła w papieskiej pielgrzymce.”
Prezydent zaapelował do pracodawców, aby w okresie pielgrzymki wykazali się "elastycznością" i umożliwili swoim pracownikom udział w spotkaniach z papieżem.

Mirosław Kochalski przypomniał, że wizyta Ojca Świętego niesie za sobą wiele utrudnień w zakresie komunikacji. Prosił kierowców, aby w tym czasie nie wjeżdżali do centrum Warszawy i pozostawiali samochody na wyznaczonych parkingach i jak najczęściej korzystali z komunikacji miejskiej.

„Robimy wszystko, aby nie tylko zewnętrznie, ale też intelektualnie, duchowo i religijnie przygotować się na tę wizytę”– mówił z kolei przewodniczący Komitetu Organizacyjnego Ks. Bp Piotr Jarecki - „Papież przybędzie, aby utwierdzić nas w tym, że Bóg jest miłością”. Biskup Jarecki zaprosił wszystkich do przybycia 26 maja na Pl. Piłsudskiego na Mszę Papieską. „Jest szeroka przestrzeń nie objęta kartami wstępu. Zapraszamy wiernych, aby licznie przybyli na Plac Piłsudskiego.” Biskup wspomniał o przygotowaniach duchowych, jakie mają miejsce w Archidiecezji Warszawskiej, które pozwalają wiernym oczyścić swoje dusze i umysły przed wizytą Benedykta XVI. Zachęcał do czytania encykliki papieskiej „Deus Caritas est” i medytowania nad jej przesłaniem.

Podczas konferencji zaprezentowane zostały szczegóły liturgiczne warszawskiej pielgrzymki, zmiany organizacji ruchu, komunikacji miejskiej oraz strona informacyjna pielgrzymki.

Szczegółowy rozkład jazdy komunikacji miejskiej w czasie trwania pielgrzymki Benedykta XVI, mapki z zamkniętymi ulicami i zorganizowanymi objazdami, rozkład sektorów i inne ważne informacje będzie można znaleźć na stronach internetowych: www.warszawa.um.gov.pl/b16; www.benedykt.archidiecezja.warszawa.pl; www.b16.pl oraz specjalnej gazetce dla pielgrzymów: "Benedykt XVI. Witamy w Warszawie", którą pielgrzymi otrzymają m.in. razem z kartami wstępu do sektorów. Czynna jest również specjalna infolinia 986, pod którą można uzyskać wszystkie niezbędne informacje w kilku językach m.in. angielskim, rosyjskim, słowackim, francuskim, włoskim i niemieckim.

Na koniec spotkania, odpowiadając na pytania dziennikarzy Prymas powiedział „Wymiar tej wizyty jest ponadkrajowy. Benedykt XVI przybywa do naszej stolicy zresztą nie pierwszy raz, był tutaj jako Kardynał kilkakrotnie, ale teraz przyjeżdża jako Papież do Warszawy zniszczonej przez Niemców - on Niemiec, po tych przeszło 60 latach ogromnych zmian. Jest to zmiana oblicza tej zmieni. Zmienić oblicze ziemi to przede wszystkim zmienić człowieka i jego myślenie.(...)Chciałbym, aby to wydarzenie nie było tylko dla oklasków, ale zmiany dla myślenia i dla życia.”